Digitale facturatie
E-invoicing verplicht
Aquafin verkiest de facturen van zijn leveranciers elektronisch te ontvangen. Door een verandering in de wetgeving Overheidsopdrachten is dat wettelijk ook verplicht.
Daarmee bedoelen we geen factuur in PDF-formaat, maar een e-factuur in een gestructureerd XML-formaat, die verstuurd wordt via het Europese afsprakenkader Peppol. Concreet betekent dit dat een factuur in PDF-formaat (via Basware) op termijn – we voorzien een overgangsperiode van een half jaar - niet meer zal voldoen.
Peppol (Pan European Public Procurement On-Line) is een Europees afsprakenkader om e-invoicing te bevorderen. Het is een duurzame oplossing waarbij facturen op een betrouwbare manier verzonden kunnen worden en de verwerking ervan sneller kan gebeuren.
Om de uitwisseling van e-facturen tot stand te brengen, bestaan er zogenaamde access points op het Peppol netwerk. Elk bedrijf dat actief is op het Peppol-netwerk is ook aangesloten bij een access point. De verschillende access points communiceren met elkaar waardoor de e-factuur bij de correcte organisatie uitkomt.
Aquafin maakt gebruik van het access point van Basware waardoor je Aquafin niet zal terugvinden op het access point van de overheid, nl. Mercurius.
De meeste boekhoudpakketten zijn reeds voorzien op het gebruik van e-invoicing. Als het niet mogelijk is facturen via Peppol te versturen via een bestaand boekhoudpakket, contacteer dan de service desk van het boekhoudpakket. Werk je met een ERP-systeem (SAP, Microsoft Dynamics,…), informeer dan bij je IT-afdeling. Indien je geen gebruik maakt van een boekhoudpakket of ERP systeem, dan zijn er tal van toepassingen (met gratis instapniveau) op de markt die hierin kunnen ondersteunen. In deze brochure vind je er alles over.
Meer info over e-invoicing voor leveranciers vind je hier.
Heb je nog vragen? Dan kan je daarmee terecht bij onze collega Ingrid Tersago via mailadres servicecenter@aquafin.be of op het nummer 03 450 45 13.
PDF-facturen via PDF e-invoice
Leveranciers van Aquafin bezorgen hun facturen rechtstreeks aan de boekhouding van Aquafin. Dit kan digitaal via het elektronische facturatieplatform Basware.
Registratie op Basware
Stap 1 is een eenmalige gratis registratie op het platform van Basware via de speciale Aquafin-link https://portal.basware.com/open/aquafin. Tijdens deze registratie vul je een aantal basisgegevens over je bedrijf in. Belangrijk is dat je bij het veld 'ID organisatie' kiest voor BTW en je BTW-nummer de structuur heeft zoals BE0440691388.
Werkwijze
- Na registratie kan je je eerste factuur aanbieden door ze naar aquafin@email.basware.com te sturen. Dat kan onder in de vorm van een pdf of in een gestructureerd XML-formaat. Basware zorgt voor de verdere afhandeling.
- Bij je eerste factuur, vragen we je om ons even te contacteren zodat we zeker zijn dat je factuur goed is toegekomen in ons systeem. Daarna kan je al je facturen op deze elektronische manier verzenden.
- Vermeld zeker op elke factuur het nummer van de Aquafin-bestelbon.
Opgelet - verplichte overgang naar XML-formaat
De wetgeving Overheidsopdrachten is recent aangepast. Ondernemers worden geleidelijk verplicht om uitsluitend elektronische facturen te versturen. Dat moet gebeuren in een gestructureerd XML-formaat binnen het Europese afsprakenkader Peppol.
De invoering van de e-facturatie of e-invoicing zal stapsgewijs gebeuren:
- Vanaf 1 november 2022 : verplicht voor de facturen die voortvloeien uit een overheidsopdracht waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de drempel voor de Europese bekendmaking en die vanaf die vanaf die datum worden bekendgemaakt. De (huidige) Europese drempels zijn als volgt:
- werken: 5.382.000 euro
- leveringen en diensten 215.000 euro
- Vanaf 1 mei 2023: verplicht voor facturen die voortvloeien uit een overheidsopdracht waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan 30.000 euro (excl. btw) en die vanaf die datum worden bekendgemaakt.
- Vanaf 1 november 2023: verplicht voor facturen voor de overige overheidsopdrachten die bekendgemaakt worden vanaf die datum (met uitzondering van deze onder de drempel van 3000 euro excl. btw).
