Hoe een sterk HR-beleid de bedrijfsprocessen positief beïnvloedt
Ons HR-beleid viel de voorbije jaren verschillende keren in de prijzen. Eind 2023 wonnen we de Europese 'Human Strategy Prize', het jaar voordien werden we 'HR ambassadeur van het jaar' en nog in 2023 behaalden we voor de tweede keer op rij het label 'Baanbrekende Werkgever'.
We delen met plezier enkele good practices die aantonen hoe HR niet louter een ondersteunende afdeling is, maar hoe ze de organisatie kan helpen naar een hoger niveau te tillen.
Tip 1: Bied houvast met tools
(Samen)werken anno 2024 ziet er helemaal anders uit dan pakweg 5 jaar geleden. Hoe handig het ook is, tijds- en plaatsonafhankelijk werken brengt wel nieuwe uitdagingen mee. Wanneer zien we elkaar nog? Hoe wisselen we kennis uit? Blijf je wel genoeg betrokken bij de organisatie? Ondertussen werken we bij Aquafin al bijna vier jaar met de Aquafin Werkt!-cirkel. Een op het eerste gezicht eenvoudige tool, waar een pak materiaal achter zit om mee aan de slag te gaan als individu, als team en als organisatie. Voor elk topic (klanten – kennisdeling – samenwerken – welzijn) worden vragen, onderwerpen, oefeningen, … aangereikt om over na te denken, te discussiëren en afspraken rond te maken. En die afspraken gaan niet alleen over gedrag (behaviour), maar zoomen ook in op digitale (bytes) en logistieke (bricks) oplossingen.
Kortom: de Aquafin Werkt!-cirkel geeft teams herkenbare handvatten om in een hybride context op een autonome manier resultaten neer te zetten in lijn met de visie van de organisatie
Brengt het je op ideeën? Dan hebben we nog 1 tip: Keep it simple, vermijd dus HR-jargon en spreek de taal van je medewerker!
Tip 2: HR als compagnon de route
HR is nog in veel bedrijven enkel ‘de personeelsdienst’, het team dat ervoor zorgt dat je verlofsaldo klopt, dat je loon maandelijks op je rekening staat, … Een onmisbaar onderdeel van HR natuurlijk, maar het kan zoveel meer zijn. Onze HR-collega’s kregen specifieke personeelsgroepen toegewezen waarin ze teams, medewerkers en leidinggevenden van nabij volgen en ondersteunen. Ze bezoeken ‘hun’ teams in gans Vlaanderen en steken zo hun voelsprieten uit om te voelen wat er leeft. HR vanuit een ivoren toren werkt namelijk niet. Via regelmatig overleg met de leidinggevenden blijven ze op de hoogte van de meest relevante onderwerpen die de teams aangaan en helpen ze om eventueel moeilijke teammeetings of een workshop voor te bereiden. Nog een voorbeeld: niet-weerhouden kandidaten voor een vacature krijgen van onze recruiters kwalitatieve feedback waarmee ze aan de slag kunnen zodat hun sollicitatie een waardevol leermoment wordt.
HR-trajecten en -projecten komen bij Aquafin trouwens altijd tot stand in co-creatie met ‘de business’. Zo hebben we een HR-adviesraad, een focusgroep rond cao 104 (werkgelegenheidsplan oudere werknemers) en bouwen we ons leadership-traject op basis van feedback uit de organisatie.
Door hun nauwe betrokkenheid bij de teams, is onze HR-afdeling een echte ‘compagnon de route’ voor leidinggevenden én medewerkers die inspireert en ondersteunt.
Tip 3: Benader welzijn als een change-traject
In een bedrijf met voornamelijk technisch en wetenschappelijk geschoolde medewerkers, zoals ook Aquafin, wordt het thema ‘welzijn’ weleens als soft aangevoeld. Hoe zorg je er dan voor dat aandacht voor welzijn binnen de teams een evidentie wordt? Wij maakten er twee jaar geleden een bedrijfsdoelstelling van en koppelden er een traject aan, waarbij we zoveel mogelijk de taal van onze doelgroep spraken. Ondersteunende facts & figures en opleidingen vanuit een neurowetenschappelijke insteek dus.
Eerst werd er een visie uitgetekend die steunt op vier bouwstenen:
- Talent & groei
- Verbinding
- Veiligheid & gezondheid
- Werkbaar werk
Vervolgens werd er een toolbox ontwikkeld met oefeningen en werkvormen waarmee teams en individuele medewerkers eenvoudig en praktisch aan de slag konden, eventueel ondersteund door onze HR Business Partners. Er werden teamworkshops georganiseerd waarin openlijk gepraat werd over welzijn en waar er verbeterpunten liggen. Elk team moest als groep ook drie welzijnsdoelstellingen formuleren waaraan ze samen willen werken.
Door het ADKAR change model toe te passen, waarbij achtereenvolgens gewerkt wordt aan Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement, geraakt aandacht voor welzijn stilaan ingebed in de bedrijfscultuur. Wel blijft het belangrijk om de vinger aan de pols te houden en telkens in overleg te blijven gaan over ieders verantwoordelijkheden: leidinggevende, medewerker, team en/of HR.
Tip 4: Organiseer multidisciplinaire HR-klantenteams
Aanwervingen, personeelsadministratie, opleidingen organiseren, intern talent stimuleren, …. Een HR-afdeling moet heel wat specialisaties hebben. Zeker in grotere bedrijven kan het samenwerken over HR-domeinen heen een uitdaging zijn. De uitdagingen zijn groot, de capaciteit is nooit voldoende. Besteed daarom aandacht aan plannen, het beheersen van capaciteit en werk daarnaar.
Bij Aquafin zijn de HR-specialisaties georganiseerd in 4 multidisciplinaire HR-klantenteams, die elk het aanspreekpunt zijn voor een specifieke personeelsgroep. De klantenteams houden regelmatig overleg om op de hoogte te blijven van wat er leeft binnen de teams die ze ondersteunen. Zo stromen opleidingsbehoeften bijvoorbeeld vlot door, of blijven recruiters op de hoogte van de integratie van een nieuwe collega die ze aanwierven. En vragen van medewerkers worden snel beantwoord vanuit de verschillende HR-aspecten.
Maar daarnaast blijven alle HR-collega’s op deze manier eenvoudig op de hoogte van wat de evoluties en ontwikkelingen zijn binnen de andere HR-domeinen. De klantenteams werken ‘agile’ om naast de ondersteuning van de eigen personeelsgroep ook concrete acties en vernieuwingen binnen HR door te voeren. Ook hier is de invalshoek vanuit elke HR-collega zeer waardevol.
Meer weten? Contacteer ons!
