Klokkenluidersprocedure

• Als de inbreuk doeltreffend intern behandeld kan worden, dan maak je als klokkenluider bij voorkeur een interne melding.  Letizia De Rouck, Verantwoordelijke Interne Audit, is het meldpunt. Zij ontvangt en beheert de melding van medewerkers, maar ook van externe personen in een werk gerelateerde context.
• Meldingen kunnen ook anoniem gebeuren, maar dat maakt de opvolging en beoordeling van de melding een stuk moeilijker.
• Kan je om goede redenen niet bij de interne meldpunten terecht, dan kan je je melding doen bij de Federale Ombudsman.

Een klokkenluider is een persoon die wantoestanden in een bedrijf openbaar maakt. Dat kan een medewerker zijn, maar ook iemand anders die voor het werk in contact komt met een bedrijf waar onregelmatigheden plaatsvinden. Klokkenluiders kunnen situaties aankaarten waar ze zelf last van hebben, maar ook praktijken die ongezond zijn voor collega’s, voor klanten of voor de organisatie.

Je kan inbreuken melden op alle regelgeving in Vlaanderen, zoals overheidsopdrachten, financiële diensten, productveiligheid, bescherming milieu, bescherming persoonlijke levenssfeer, bestrijding van sociale fraude of belastingfraude.

Meldingen over onethisch gedrag of gedragingen die de reputatie van Aquafin in het gedrang brengen, vallen in principe niet onder de klokkenluidersprocedure en -bescherming. Aquafin zal ze toch op dezelfde manier behandelen als de melding ter goeder trouw wordt gedaan, tenzij in het kader van onderzoek door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures.

De identiteit van betrokkenen wordt beschermd zolang onderzoeken naar aanleiding van een melding lopen. De regeling voorziet een verbod op represailles, zowel voor interne als externe klokkenluiders. Melders hebben toegang tot passende ondersteuningsmaatregelen, onder andere tot informatie en volledige en onafhankelijke adviezen, technische en psychologische bijstand en financiële bijstand in het kader van gerechtelijke procedures.

• Klokkenluiders kunnen meldingen schriftelijk (mail en brief), telefonisch of tijdens een fysieke ontmoeting bezorgen. In dat geval wordt er (met toestemming van de klokkenluider) samen een verslag opgemaakt.
• Binnen de 7 kalenderdagen moet de melder een ontvangstmelding te krijgen.
• Interne Audit gaat na op de melding gegrond lijkt. Indien niet, wordt de melder daarover binnen redelijke termijn geïnformeerd. Als de melding gegrond is, wordt de klokkenluiders schriftelijk op de hoogte gebracht dat er een onderzoek is ingesteld.
• Binnen de 3 maanden brengt Interne Audit d melder schriftelijk op de hoogte van het uiteindelijke inhoudelijke standpunt en de maatregelen waartoe de melding heeft geleid.